6 BƯỚC XÂY DỰNG HỆ THỐNG KINH DOANH CHO DOANH NGHIỆP NHỎ
Làm kinh doanh ai cũng muốn mình thành công, bạn sẽ liên tục đi tìm tòi cách thức để làm sao công việc kinh doanh trở nên nhanh chóng đạt được mục tiêu như mong muốn. Có nhiều yếu tố quyết định đến thành công của một công việc kinh doanh, một trong những yếu tố cực kỳ quan trọng và cũng có thể xem là yếu tố quyết định đến thành công của doanh nghiệp được tóm gọn ở hai từ “hệ thống”.
Doanh nghiệp bạn dù lớn hay nhỏ, thì “hệ thống” được xem như “based code” cho thành công, qua quan sát các doanh nghiệp và ứng dụng ở bản thân các doanh nghiệp của tôi cũng như một số khách hàng tôi thực hiện, thì yếu tố làm cho những doanh nghiệp thành công bền vững là “hệ thống”; không có hệ thống, chúng ta vẫn có thể thành công trong kinh doanh, tuy nhiên bạn có vẻ như “vất vả” hơn nhiều so với doanh nghiệp có hệ thống. Ở bài viết này, tôi sẽ gợi ý phương pháp căn bản để “xây dựng hệ thống cho doanh nghiệp nhỏ” mà tôi đã thực hiện cho doanh nghiệp của mình từ đó giúp bạn có hướng mở rộng và làm chi tiết cho trường hợp của bạn. 1. Xây dựng bộ máy tổ chức & mô tả công việc
Đây là việc doanh nghiệp nhỏ thường không thực hiện, đa phần vì nghĩ mình nhỏ nên nghĩ nó không quan trọng và kết quả là bạn không xác định rõ được các cơ cấu nhân sự cho bộ máy của bạn cũng như xác định rõ công việc của họ, dẫn đến nhân sự bị rối trong mớ “yêu cầu công việc” liên tục thay đổi của bạn; thay vào đó, bạn hãy xác định rõ các vị trí công việc vục vụ cho bộ máy doanh nghiệp và mô tả rõ yêu cầu của bạn cho vị trí ấy là gì, từ đó tuyển dụng nhân sự phù hợp với nhu cầu.
Một điểm lợi nữa là khi mô tả rõ công việc, các nhân sự có xu hướng thực hiện công việc tốt hơn và hoàn thành công việc tốt hơn so với không mô tả.
2. Thiết lập quy trình, hướng dẫn công việc
Thường công việc có hoàn thành hay không phụ thuộc vào nhân sự dù cho bạn tự động hóa công việc ở mức độ nào đi nữa thì nhân sự vẫn đóng vai trò quyết định. Vậy nên việc tăng hiệu quả thực hiện công việc đạt đến mức độ bạn mong muốn là yêu cầu đặt ra, muốn vậy, bạn cần đưa ra hướng dẫn để nhân sự thực hiện công việc theo ý muốn của bạn. Việc này được gọi là tạo ra quy trình hướng dẫn công việc.
Trong thực tế, nhân sự thực hiện hiệu quả hơn các công việc được “quy trình hóa” trong doanh nghiệp hệ thống hơn là doanh nghiệp không thực hiện rõ hướng dẫn công việc. Hướng dẫn càng đơn giản, càng dễ dàng triển khai vào doanh nghiệp. Bạn hãy hình dung khi có quy trình, hướng dẫn công việc, nhân sự của bạn cứ vậy thực hiện công việc theo hướng dẫn đã được vạch ra mà không cần nhờ đến sự trợ giúp từ bạn.
3. Huấn luyện và đào tạo
Việc thứ 3 mà bạn cần thực hiện là công tác đào tạo, đây là việc mất rất nhiều thời gian khi làm kinh doanh, nhưng bắt buộc bạn phải thực hiện nếu muốn hệ thống mà bạn xây dựng được vận hành theo ý muốn. Bạn phải chắc chắn rằng nhân sự của bạn thực hiện đúng yêu càu công việc. Nếu trước đó bạn đã xây dựng bộ hướng dẫn, thì chắc chắn bạn sẽ rất nhẹ nhàng với công tác huấn luyện.
4. Xây dựng môi trường làm việc “tích cực”
Nếu so với 3 việc trên thì việc xây dựng môi trường tích cực là yếu tố cảm tính nhất và phụ thuộc vào “con người” nhiều nhất khi xây dựng hệ thống cho doanh nghiệp. Hãy nghĩ đến doanh nghiệp của bạn với những con người làm việc tích cực, chủ động, buổi sáng đến gặp nhau chào hỏi vui vẻ chúc nhau ngày làm việc vui, hay khi có một thành viên đạt hợp đồng với khách nhận được lời chúc mừng từ đồng đội. Tôi chắc rằng bạn thích một môi trường nơi mọi người tích cực cùng làm việc và chia sẻ mục tiêu chung, đó cũng là yếu tố mà một “hệ thống” cần.
5. Ứng dụng công nghệ quản lý
Thường thì khi còn nhỏ bạn không để ý rằng công nghệ quản lý chiếm vai trò quan trọng, chỉ đến khi doanh nghiêp pháp triển đến mức độ nhất định mà bạn thấy rằng quá “khó” để quản lý hoặc mất quá nhiều thời gian để quản lý thì bạn mới nhận ra cần phải có các công cụ hỗ trợ. Nếu bạn cũng đang nghĩ như vậy thì cũng không nên quá ngạc nhiên bởi có đến 95% số ceo cũng nghĩ như bạn, chỉ có một ít còn lại có ý thức xây dựng hệ thống từ đầu là quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ vào quản lý bởi họ ý thức rằng một khi ứng dụng công nghệ, họ dễ dàng có được thông tin chính xác hơn để ra quyết định cũng như vận hành công việc theo cách nhẹ nhàng hơn rất nhiều.
Công nghệ quản lý như thế nào phù hợp với một doanh nghiệp nhỏ? Câu trả lời là rất khác nhau, tuy nhiên tôi chỉ có thể chia sẻ một số công cụ cơ bản nhưng đóng vài trò “chìa khóa” then chốt trong xây dựng hệ thống.
– Quản lý bán hàng: bạn cần nắm rõ doanh thu công ty, doanh thu từng địa điểm, của từng cá nhân, việc xử lý bán hàng, công nợ cần thu ….
– Dự đoán doanh số tương lai: đặc điểm tạo nên sự khác biệt giữa doanh nghiệp nhỏ “có khả năng phát triển” so với số còn lại là ở khả năng nắm bắt doanh số trong tương lai. Hãy nghĩ nếu bạn trả lời được trong 2 tuần sắp tới doanh thu của bạn là bao nhiêu thì tốt hơn nhiều khi bạn lo lắng không biết 2 tuần tới “mình có tiền không?”! Vậy bạn cần có công cụ dự đoán doanh số.
– Cơ sở dữ liệu khách hàng: việc cần thực hiện ở một doanh nghiệp nhỏ là xây dựng thành công được cơ sở dữ liệu khách hàng. Bạn muốn triển khai một chương trình tri ân nhưng không có trong tay danh sách khách hàng thì làm thế nào để bạn thực hiện? Hơn nữa, nắm bắt thông tin làm việc với khách hàng (lịch sử giao tiếp) giúp bạn “chiếm được” tình cảm của khách hàng khi làm việc với họ.
– StickyNotes theo thời gian: công cụ không thể thiếu nếu bạn không muốn nhân sự của bạn quên việc. Theo thống kê mới nhất, thường các nhân sự không liệt kê việc cần thực hiện sẽ không nhớ việc cũng như hay quên hơn so với những nhân sự thực hiện liệt kê và lên kế hoạch công việc.
– Công cụ giao tiếp khách hàng livechat: đây là công cụ không thể thiếu cho một hệ thống, bởi trong thời đại online, các khách hàng đến với bạn bằng con được trực tuyến và livechat là cách cửa thuận tiện để khách hàng làm việc với bạn. Hãy hình dung nếu một ai đó chat với bạn và công cụ chat của bạn lập tức nhận ra đây là khách hàng thân thiết và cho phép hiển thị lại câu chuyện cách đó 1 năm bạn đã chia sẻ với khách hàng của bạn!
– Hệ thống tài liệu đào tạo: công cụ không thể thiếu để hỗ trợ đào tạo cho các nhân sự trong doanh nghiệp; dù được đào tạo nhưng chưa hẳn các nhân sự trong doanh nghiệp của bạn không quên, có đôi lúc vì lý do nào đó mà họ quên thì đã có nơi để họ có thể xem lại hướng dẫn công việc.
– Bảng thông tin nội bộ: những thông báo, quyết định điều hành, công bố…hay những bài viết khích lệ tinh thân nhân sự cần được truyền tải đến từng thành viên trong doanh nghiệp; một bảng tin nội bộ trực tuyến là công cụ để bạn hiện thực hóa mong muốn truyền tải thông tin phía trong doanh nghiệp.
…
Những công cụ trên là nền tảng quản lý cung cấp cho bạn đủ thông tin vận hành hệ thống, giảm thời gian tác nghiệm từ đó giúp tăng hiệu suất hoạt động, tạo môi trường tương tác chung bên trong hệ thống tổ chức/doanh nghiệp của bạn.
6. Xây dựng nền tảng quản trị của nhà quản trị
Điều cuối cùng doanh nghiệp nhỏ cần thực hiện để xây dựng thành công hệ thống đó chính là tăng trưởng khả năng quản trị của chủ doanh nghiệp; bạn là nhà quả lý hệ thống nhưng bạn không hiểu nguyên lý vận hành thì chắc hẳn bạn khó mà làm cho hệ thống vận hành trơn tru chứ không nói đến việc mở rộng hệ thống. Để có khả năng quản trị, không có cách nào khác ngoài việc học hỏi liên tục.
Với 6 bước kể trên, tôi đã xây dựng thành công hệ thống của doanh nghiệp mình và giúp chúng tôi vận hành trơn tru và liên tục tạo nên những thành tựu mà nhiều doanh nghiệp nhỏ khác mơ ước. Dựa trên cơ sở đó cho phép chúng tôi tiến lên cách nhanh lại chắc chắn. Ở bước 5 tôi đã đề cập đến bộ công cụ, đó chính là ecompany platform – sản phẩm của một doanh nghiệp tôi đầu tư – đã góp phần vào thành công của chúng tôi thì cũng sẽ giúp bạn thành công. Hơn nữa, tôi liên tục nâng cấp, cập nhật, bổ sung trong quá trình triển khai nên hệ thống chúng tôi vận hành ngày một trơn tru hơn và ngày càng mạnh mẽ hơn.
Hy vọng rằng với những gợi ý kể trên, bạn có thể làm chi tiết cho cụ thể doanh nghiệp của bạn, và nếu cần hỗ trợ, đừng quên có tôi luôn muốn chia sẻ cùng bạn.
Chúc bạn thành công,
